Programma 4: Bestuur en veiligheid

A. Continu optimaliseren en digitaliseren van onze dienstverlenende processen door o.a. het creëren van een integraal klantbeeld en ontwikkeling van het kennismanagement proces. Waar mogelijk en gewenst betrekken we de burgers conform het in 2019 vast te stellen beleid Burgerparticipatie.

In 2020 gaan we over tot de aanschaf van een nieuwe telefooncentrale. Deze zorgt, in combinatie met een op termijn aan te schaffen klantcontactsysteem voor een integraal klantbeeld. Om te komen tot aanschaf van de centrale moet het onderzoek naar de eisen waaraan deze applicatie moet doen eerst nog afgerond worden.
Ook in 2020 gaan we over tot uitbreiding van het aantal e-formulieren op onze website. Hierbij wordt het voor de burger mogelijk de status van een aanvraag te volgen.
De toekomstvisie op onze gemeentelijke begraafplaatsen komt eind 2020 tot stand op basis van burgerparticipatie.

Eind 2020 gaan we over tot de aanschaf van een nieuwe telefooncentrale. Deze zorgt, in combinatie met een op termijn aan te schaffen klantcontactsysteem, voor een integraal klantbeeld. Voor de aanschaf wordt een plan van eisen opgesteld.
Op 24 september 2020 heeft uw raad de Visie Begraven en gemeentelijke begraafplaatsen vastgesteld. Deze is tot stand gekomen op basis van burgerparticipatie.

B. Standaard formats ontwikkelen, zoals bijvoorbeeld voorbereidingsdocument toespraken, persbericht e.d.

Er is een projectgroep formats, huisstijl en tips voor het opstellen van documenten samengesteld. Er is gestart met een inventarisatie van in de organisatie gebruikte documenten. Verder zijn er foto’s gemaakt op verschillende locaties in de gemeente om de beeldenbank verder aan te vullen zodat deze gebruikt kunnen worden in verschillende communicatiemiddelen.
Tot slot is de kennis op het gebied van crisiscommunicatie verder aangevuld door trainingen op het gebied van crisiscommunicatie en Crisisbeheersing en Rampenbestrijding.

Als gevolg van prioriteit bij de inzet voor de Coronacrisis is het project formats, huisstijl en tips voor het opstellen van documenten tijdelijk on hold gezet. Op dit moment oriënteren we ons op welke wijze en wanneer we dit project kunnen hervatten.

C. Collega's trainen om te schrijven op  taalniveau B1.

Vanuit het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is er een bijeenkomst bijgewoond van “Direct Duidelijk” om te zien en leren hoe andere overheidsorganisaties werken aan begrijpelijke taal voor iedereen. Begrijpelijke taal voor iedereen (B1 niveau schrijven) is onderdeel van de projectgroep formats, huisstijl en tips voor het opstellen van documenten.

In de crisiscommunicatie over COVID-19 is rekening gehouden om in begrijpelijke taal te communiceren, waaronder via videoboodschappen, met infographics en extra aandacht voor mensen die de Nederlandse taal niet (of minder goed) spreken. Begrijpelijke taal voor iedereen is ook onderdeel van de projectgroep formats, huisstijl en tips voor het opstellen van documenten. Zie ook onder B.

D. Interne en externe communicatiemiddelen (door)ontwikkelen, zoals verwoord in de strategisch communicatie frame.

Om intern de integraliteit verder te bevorderen zijn er kenniskaarten geïntroduceerd. Zodat collega’s onderling kunnen zien welke werkzaamheden/taken iedereen heeft en waar en wanneer ze te vinden zijn. Daarnaast is de website doorontwikkeld en is er gebruik gemaakt van een liveblog op de website. Het bereik op social media is vergroot door verschillende doelgroepen te benaderen en meer interactie, waaronder het beantwoorden van vragen.  

De arbeidsmarktcommunicatie is in samenwerking met P&O verder ontwikkeld door wervingsfilmpjes en infographics via social media onder de aandacht te brengen, waaronder een nieuw account op LinkedIn.
Sinds 23 september 2020 moet onze gemeentelijke website voldoen aan de wettelijke verplichting die is vastgelegd in het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid en de Wet Digitale Overheid. Op 18 september is een meting uitgevoerd en voldoen we aan 47 van de 50 succescriteria. We behalen hiermee status B (voldoet gedeeltelijk) en kunnen aantonen dat we als organisatie 'in control' zijn. De PDF en Word bestanden op onze website voldoen (nog) niet volledig aan de richtlijnen. We streven ernaar om alle geplaatste bestanden digitaal toegankelijk te maken. Dit is een intensief proces en zal gefaseerd en op basis van statistieken worden uitgevoerd.
Ook eind 2020 gaan we over tot uitbreiding van het aantal e-formulieren op onze gemeentelijke website. Hierbij wordt het voor de burger mogelijk om de status van een aanvraag te volgen.
Tot slot zijn de voorbereidingen getroffen tot digitaal publiceren, waarin onder andere de publicaties in het ZVA worden meegenomen. Zodat vanaf 2021 ook de vormgeving van de gemeentepagina in het ZVA verbeterd kan worden.